EL LIBRO DE ACTAS.Establecidas las cuestiones más relevantes que Usted debe revisar en su acta constitutiva, pasemos a comentar y dar algunas breves orientaciones sobre otro de los documentos o elementos legales básicos de una empresa, especialmente cuando se trata de una Sociedad Anónima y que lo es el Libro de Actas.
La Ley General de Sociedades Mercantiles mexicana y el Código de Comercio establecen la posibilidad o existencia de dos tipos de libros de actas:
A) Libro de Actas de Asambleas de Accionistas; y
B) Libro de Actas de Sesiones del Consejo de Administración.
LIBRO DE ACTAS DE ASAMBLEAS DE ACCIONISTAS.- En este libro deben hacerse constar lo ocurrido en las asambleas o reuniones de socios o accionistas de la empresa. Existen 2 clases o tipos de asambleas, como dijimos en un comentario anterior: A) Asambleas Ordinarias; B) Asambleas Extraordinarias.
Las Asambleas Ordinarias deben celebrarse cuando menos una vez al año en forma obligatoria, dentro de los 4 meses siguientes a la clausura del ejercicio social (período comprendido del 1° de enero al 31 de diciembre de cada año) y debe ocuparse de los siguientes asuntos: A) La aprobación, modificación o rechazo del informe de situación financiera que hayan presentado los administradores, tomando en cuenta el informe del comisario respecto de dicho informe; B) El nombramiento de Administradores (puede ser ratificación de los existentes) y Comisarios; y C) Determinar el pago o emolumentos que deben percibir administradores y comisarios.
En consecuencia con lo anterior debe existir obligatoriamente en el libro de actas, plasmado el texto de la asamblea ordinaria anual que debió ocuparse de estos 3 asuntos acabados de mencionar. Regularmente el acta debe contener el Orden del Día, que es la lista de asuntos a tratarse en la asamblea, en donde debe establecerse igualmente la comprobación previa de la existencia del número legal mínimo de acciones presentes (conocido como “quórum”) para que sea válida la celebración de dicha Asamblea y la forma como se realizó la convocatoria o bien la existencia o presencia de todo el capital social para posteriormente tratar en puntos separados cada uno de los asuntos listados en el Orden del Día, estableciendo los acuerdos que se tomen, los que deben asentarse literalmente en el texto del acta.
Por lo que toca a las Asambleas Extraordinarias le ley no establece un tiempo o fecha precisa de su celebración ya que puede realizarse en cualquier tiempo para tratar cualquier clase de asuntos que no estén comprendidos dentro de los 3 casos descritos para la Asamblea Ordinaria y que además la misma ley establece los casos principales que pueden abordarse en la Asamblea Extraordinaria de accionistas siendo algunos de ellos los siguientes: Prórroga de la duración de la sociedad; Disolución anticipada de la sociedad; Aumento o reducción del capital social; Cambio de objeto de la sociedad; Cambio de nacionalidad de la sociedad; Transformación de la sociedad; Fusión con otra sociedad; Emisión de bonos; Cualquiera otra modificación del contrato social, y los demás asuntos para los que la Ley o el contrato social exija un quórum especial.
Tanto las actas de las asambleas sean ordinarias o extraordinarias deben contener el lugar y fecha de la celebración, lo que tiene relevancia su consideramos que es requisito celebrar la asamblea en el domicilio social. En este punto es importante señalar que por domicilio para estos efectos debemos entender la ciudad o localidad donde tenga su principal asiento la empresa y no necesariamente su domicilio fiscal o dirección exacta de ubicación de las oficinas de la empresa. Deben asentarse igualmente el número de acciones representadas y el número de votos que corresponde a cada socio y los acuerdos tomados, debiendo firmarse al calce o parte final del texto de dicha acta de asamblea por las personas que determinen los estatutos o bien por todos los socios y el comisario que haya asistido. Debe asentarse junto al nombre y firma de cada uno de los participantes en la asamblea su clave completa de Registro Federal de Contribuyentes, compuesta por doce dígitos, por así exigirlo la legislación fiscal.
LIBRO DE ACTAS DE SESIONES DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION.- Cuando los estatutos prevean la existencia de varios Administradores que se integren en un Consejo de Administración, éstos deben tomar acuerdos mismos que deben quedar plasmados en los textos de actas de las sesiones que celebren. Se aplican en cuanto a la forma reglas similares a las del libro de actas de asambleas de accionistas, resultando que el texto del acta debe estar firmado al calce de la misma por los administradores asistentes, para demostrar que existió la mayoría necesaria para sesionar válidamente y tomar los acuerdos que se hagan constar en el texto del acta. La ley establece como requisitos del texto del acta de sesión del consejo de administración los siguientes: a) Lugar de celebración; b) Fecha de celebración; c) nombre de los asistentes; y d) relación de acuerdos aprobados.
Estas son algunas de las cuestiones principales que Usted debe verificar en sus libros de actas.
Esperamos que estas orientaciones le sean de utilidad, recordándole que siempre debe acudir a un profesional del Derecho de su confianza quien le sugerirá los cambios o adecuaciones que requiera y mejor respondan a sus necesidades en este importante apartado de la vida de su empresa
Abog. Jorge Carlos Estrada Avilés.
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