¿Tengo al dia los documentos de mi empresa? Parte 1

EL ACTA CONSTITUTIVA

Algunas de las preocupaciones de los empresarios son las de buscar nuevas alternativas para su negocio, estar al pendiente de las fluctuaciones de la economía, buscar estrategias eficaces de mercadotecnia, hacer alianzas estratégicas para adquirir mayores fortalezas y en general buscar crecer y fortalecer su empresa. No obstante no siempre se presta la debida atención a un aspecto de la empresa que es de vital importancia: el legal.

Por eso es importante que tome Usted algunas previsiones y le dedique un tiempo a revisar la situación legal de su empresa, para lo cual le daremos unas breves orientaciones de carácter introductorio y que Usted deberá revisar y acudir al profesional del Derecho de su confianza para corregir o actualizar sus documentos legales básicos.

Partamos de que Usted cuenta con una Sociedad Anónima, sea o no de Capital Variable que es la forma más común de constituir una empresa.

Estos documentos legales básicos son:

A) Su acta constitutiva;

B) Su libro de actas;

C) Su Libro de Registro de Accionistas;

D) Los títulos de las acciones que representan el capital social.

Pasemos a ver en este primer comentario lo relativo al acta constitutiva de su empresa.

EL ACTA CONSTITUTIVA:

Revise el acta constitutiva de su empresa y verifique lo siguiente:

1. Verifique que esté debidamente inscrita en el Registro de Comercio. Debe estar anexado al testimonio de la escritura pública que su notario o corredor público ante quien se creó la empresa, una boleta que contiene esta información. La inscripción en el Registro de Comercio le hace adquirir personalidad jurídica o sea que es hasta que se inscribe cuando nace a la vida del Derecho, de ahí la importancia de este dato.

2. Revise que el objeto social de la empresa refleje precisamente las actividades que está realizando su negocio. Si se hubiera creado con un determinado tipo o nicho de negocios y luego requiriera cambiar de giro es importante que el objeto social, que debe contener la descripción de las actividades que la empresa va a realizar, sea lo más amplio posible.

3. Verifique si su empresa se creó permitiendo o excluyendo la inversión extranjera. Esto es importante si en un futuro cercano quiere integrar a su empresa a inversionistas extranjeros y al crearse se adoptó la cláusula de exclusión de extranjeros, pues requerirá hacer un cambio de sus estatutos sociales, que requiere celebrar una asamblea extraordinaria de accionistas. Igualmente tiene relevancia la existencia de la cláusula de admisión de extranjeros respecto del objeto o actividad comercial de la empresa, ya que la Ley de Inversión Extranjera tiene restricciones a determinadas actividades que solamente permiten un determinado porcentaje del capital social suscrito por extranjeros.

4. Lea con acuciosidad y detenimiento las cláusulas que se refieran al capital social. En este caso la ley establece que una S.A. debe tener un capital mínimo de $50,000.00 (cincuenta mil pesos) y contar con 2 socios, quienes deben suscribir el capital social y pagar o exhibir cuando menos el 20% (veinte por ciento) en efectivo de dicho capital suscrito y el importe de lo que se pague en especie (aportando bienes muebles o inmuebles) debe cubrirse en su totalidad. También debe verificar cual es el valor de cada una de las acciones en que se divide el capital social y posteriormente en los acuerdos que se tomen respecto de la suscripción, comprobar que coincida tanto el importe del capital suscrito, así como el valor de las acciones.

5. Verifique si existe alguna cláusula o artículo en los estatutos sociales que establezca un derecho de preferencia de los socios existentes, en caso de que algún accionista o socio pretenda vender sus acciones a una persona extraña a la sociedad. En este caso debe observarse lo que se haya pactado en los estatutos o de lo contrario la venta que se haga podría ser anulada.

6. Revise cual es el porcentaje de accionistas que se requiere estén presentes para que una Asamblea sea válida. Este porcentaje mínimo que se denomina “quórum” varía según se trate de una Asamblea Ordinaria o Extraordinaria. Si este porcentaje no se obtiene en la primera convocatoria, los estatutos deben prever cual será el quórum para la asamblea de que se trate en segunda convocatoria (regularmente se pacta un porcentaje menor al de la primera). Debe verificar que las asambleas que se hayan celebrado se haya observado el quórum fijado en los estatutos.

7. Lea con detenimiento lo que establezcan las cláusulas estatutarias respecto a las formalidades para hacer la convocatoria para celebrar una asamblea general de accionistas, que pueden ser, como antes de dijo, ordinarias o extraordinarias: ¿Quién debe convocar; ¿con que anticipación se debe convocar? ¿dónde debe publicarse la convocatoria? Con esta información verifique si en sus asambleas se ha cumplido con estas formalidades ya que su falta de cumplimiento exacta generaría la nulidad de la asamblea respectiva. A este respecto cabe decir que la misma ley (Ley General de Sociedades Mercantiles) dispone que si están todos los accionistas presentes no será necesaria la convocatoria. En las empresas de tipo familiar esto es lo más común, pero en las que tienen socios diversos, debe cuidarse en extremo estos aspectos.

8. Revise lo que establecen los estatutos en el capítulo o apartado de la administración, respecto a facultades que se confieran a los administradores y sus responsabilidades y actos que deben realizar. Si existieran varios administradores y formaran un Consejo de Administración la forma como van a tomar sus decisiones y en general sus funciones y atribuciones que posteriormente deben quedar plasmados en los acuerdos que tome la Asamblea General Constitutiva.

9. Lea con detenimiento lo que establezcan los estatutos respecto de la vigilancia de la sociedad a cargo de uno o varios funcionarios denominados comisarios. En esta parte debe establecerse con claridad las atribuciones de estos funcionarios, quienes tienen ciertas restricciones en cuanto a la persona que puede desempeñar dicho cargo y que son, entre otras: que no sea pariente de alguno de los administradores o empleado de la sociedad o de empresas de las que sea accionista la sociedad de que se trate y que tampoco haya sido inhabilitado para ejercer el comercio, por habérsele declarado en estado de quiebra o concurso mercantil.

10. Verifique los acuerdos tomados, usualmente ubicado en la parte final de los estatutos, respecto a los siguientes asuntos:

a) La suscripción del capital social por cada uno de los socios; esto es relevante para verificar si se suscribió todo el capital social y esta información coincide con lo que se fijó en los estatutos respecto al importe total del capital y el valor de las acciones.

b) La designación del administrador o del Consejo de Administración, así como las facultades conferidas a éstos y si se van a ejercer indistintamente por cada uno o si estos poderes deben ejercerse mancomunadamente; esto es relevante si consideramos que existen principalmente cuatro clases de poderes: pleitos y cobranzas, usados principalmente para asuntos legales; actos de administración que se refieren a la actividad ordinaria de la sociedad y está ligada al objeto social; actos de dominio, que implica la disposición (venta, gravamen, etc.) de los bienes de la sociedad, principalmente los que forman parte de su activo fijo; y actos de naturaleza cambiaria y de crédito en los términos de la Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito. Estos dos últimos tipos de poderes o facultades son los de mayor relevancia en la vida de la empresa por lo que debe tenerse especial cuidado respecto de quienes son los facultados para ejercitarlos o bien mancomunarlos con la firma de varios o todos los administradores, según se piense sea lo mejor.

c) Si los administradores aceptaron el cargo y protestaron cumplir fielmente su desempeño y otorgaron la garantía, fianza o caución que, en su caso los estatutos hubieran previsto para ellos; esta cuestión es importante ya que de no haberse cumplido con lo anterior los administradores no pueden iniciar el uso de sus cargos y atribuciones y lo que hayan realizad podría anularse.

Estas son algunas de las cuestiones principales que Usted debe verificar en su acta constitutiva.

Esperamos que estas orientaciones le sean de utilidad, recordándole que siempre debe acudir a un profesional del Derecho de su confianza quien le sugerirá los cambios o adecuaciones que requiera y mejor respondan a sus necesidades en este importante apartado de la vida de su empresa

Abog. Jorge Carlos Estrada Avilés.